Eccoci arrivati alla seconda puntata della serie “La fattura elettronica, come funziona e cosa bisogna fare”.
In questo articolo cerchiamo di dare maggiore chiarezza ai nostri utenti in merito ai metodi di conservazione delle nostre fatture elettroniche, sia quelle emesse (attive), sia quelle ricevute (passive).
Cominciamo col dire che la procedura di conservazione sostitutiva, ovvero “l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici” non è stata introdotta con la fattura elettronica, ma esisteva, in via facoltativa, già da diversi anni.
L’introduzione della fattura elettronica ha reso obbligatoria la conservazione digitale e, visto che esistevano già una normativa relativa alla conservazione sostitutiva, la stessa è stata scelta per le nostre e-fatture.
COS’E’? COME FUNZIONA? QUANTO COSTA?
Estremizziamo la semplicità della spiegazione: la conservazione sostitutiva non è altro che una procedura che consente di depositare le fatture elettroniche all’interno di un archivio, conforme a determinate specifiche imposte dall’Agenzia delle Entrate e dall’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Il funzionamento della conservazione sostitutiva è molto semplice: una volta emessa la fattura elettronica in formato XML, questa deve essere archiviata secondo normativa, la quale prevede 3 possibili alternative per noi utenti, che indichiamo di seguito:
1) Conservazione digitale presso propria struttura. In questo caso l’utente ha a disposizione un archivio digitale conforme alle specifiche imposte dall’Agenzia delle Entrate e da AGID, quindi non necessita di un servizio esterno di archiviazione.
Questa soluzione viene utilizzata solitamente da grandi aziende o comunque da operatori che hanno a disposizione un servizio IT proprietario, in quanto per poter procedere alla conservazione in proprio è necessario seguire una serie di passaggi che prevedono diverse richieste di autorizzazioni e certificazioni ISO, oltre che un’infrastruttura informatica di un certo rilievo, il che non rende agevole questa strada, se non a determinate tipologie di aziende.
2) Conservazione digitale presso struttura accreditata. In questo caso si sottoscrive un contratto con un’azienda che ha già ricevuto la certificazione AGID per la conservazione digitale e che offre l’accesso alla propria struttura a fronte del pagamento di un corrispettivo (di solito annuale).
In Rete si trovano diverse aziende che offrono questo servizio a prezzi decisamente vantaggiosi, citiamo alcuni esempi:
– Aruba
– Register
– Infocert
– Youdox
– Teamsystem
E molti altri.
3) Conservazione digitale presso l’Agenzia delle Entrate. In questo caso è necessario accreditarsi presso l’Agenzia delle Entrate o nominare un delegato (di solito il proprio commercialista) per poter accedere al servizio GRATUITO offerto dall’Agenzia delle Entrate a tutti gli utenti registrati. In questo caso, una volta registrati, è sufficiente seguire questa breve procedura:
a. collegarsi al sito dell’Agenzia delle Entrate (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale)
b. accedere con i codici forniti dall’Agenzia
c. Cliccare sul link Fatturazione elettronica e Conservazione
d. Cliccare sul link Accedi alla sezione conservazione
e. Si apre la sezione Conservazione
f. Cliccare sul link Fai una nuova richiesta di conservazione
g. Cliccare sul pulsante “Scegli file”
h. Si aprirà una nuova finestra di caricamento che mostra tutte le posizioni presenti sul pc (noi per semplicità mettiamo le nostre fatture in xml sul desktop).
i. Scegliere una ad una le fatture xml da archiviare oppure caricare un file compresso (.zip) contenente tutte le fatture che vogliamo conservare (metodo consigliato per risparmiare tempo)
j. Cliccare su “Invia” per completare il processo di conservazione
Anche se può sembrare un po’ laboriosa, in realtà la procedura è semplice, e ci garantisce la conformità dell’archiviazione in caso di verifica fiscale (e d’altra parte come non potrebbe essere conforme l’archiviazione offerta dallo stesso Ente che ha stabilito le caratteristiche di conformità stessa dell’archiviazione?).
Vi indichiamo di seguito il link alla pagina del sito dell’Agenzia delle Entrate dove dà una spiegazione dettagliata di tutto il processo, dalla richiesta di adesione al servizio, al procedimento per caricare le fatture.
Al fine di minimizzare i tempi di caricamento e creare automatismi che possano consentirvi di risparmiare tempo, abbiamo chiesto ad alcune aziende leader di settore, certificate ed accreditate presso AGID, una convenzione Omnipos che preveda, a fronte di un canone dedicato, la possibilità di collegamento diretto tra Omnipos e il loro portale.
Vi terremo aggiornati sugli sviluppi.